Digitalna arhiva (DMS)

Digitalna arhiva je centralno mjesto za pohranu, upravljanje i pregled svih poslovnih dokumenata samostalno ili unutar ostalih APPCRO BMS podsustava. Podsustav omogućuje sigurno čuvanje datoteka, jednostavan pristup dokumentima te praćenje njihove povijesti i statusa. Kroz modularni pristup (dashboard, dokumentacija, odobravanje, izvještaji), korisnicima se omogućuje potpuna kontrola nad dokumentacijom – od kreiranja i verzioniranja do ovjere i arhiviranja. Digitalna arhiva eliminira potrebu za fizičkom dokumentacijom, ubrzava poslovne procese i osigurava usklađenost s internim i zakonskim standardima.

Dashboard

Pregledan i intuitivan dashboard omogućuje korisnicima brz uvid u stanje digitalne arhive. Na jednom mjestu dostupne su ključne informacije popust pregleda ukupne veličine svih dokumenata, broja dokumenata koji čekaju ovjeru/odobravanje, ukupan broj dokumenata i mnoge druge informacije. Također, u dashboardu se nalaze i widgeti u obliku grafikona koji omogućuju pregled kreiranih/obrisanih dokumenata po mjesecima, veličinu dokumenata po mjesecima, privitke prema MIME tipu i još mnogo toga. Dashboard je početna točka sustava, dizajniran za jednostavno snalaženje i efikasno upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu. Widgeti su interaktivni te ih korisnici mogu razmještati po volji, dok odabir widgeta vodi korisnike na pregled podataka prikazanih u widgetu.

Odobravanje privitaka

Naš podsustav također omogućava odobravanje/ovjeravanje dokumenata. Prilikom slanja na ovjeru, primatelj dobiva obavijest u sustavu i/ili e-mail s obavijesti o dokumentu koji je potrebno pregledati i odobriti. Pregled odobravanja donosi listu svih dokumenata u postupku, kao i status svake pojedine stavke. Budite u toku zahvaljujući automatskim obavijestima o pristiglim dokumentima za odobrenje. Naša digitalna arhiva omogućava transparentan uvid u sve prethodno odobrene ili odbijene privitke, čime se osigurava potpuna kontrola nad dokumentacijom. Također je moguće ovjeravati dokumente uz e-pečat i e-potpis.

Dokumentacija

Dio je APPCRO BMS sustava i služi kao centralizirana evidencija i arhiva svih poslovnih dokumenata. Unutar svakog profila podsustava moguće je sigurno pohraniti različite vrste datoteka – tekstualne dokumente, tablice, slike i ostale digitalne sadržaje. Svakoj datoteci mogu se pridružiti komentari, a dostupan je i tablični pregled za jednostavno snalaženje. Sustav uključuje upravljanje verzijama i mogućnost slanja dokumenata na ovjeru, čime se osigurava potpunost i pouzdanost arhive.

Letak sa više informacija o ovom podsustavu i njegovim modulima:

Preuzmi