Digitale Archiv (DMS)

Das Digitale Archiv ist der zentrale Ort zur Speicherung, Verwaltung und Einsicht aller Geschäftsdokumente — eigenständig oder integriert in andere APPCRO BMS-Subsysteme. Das Subsystem ermöglicht eine sichere Aufbewahrung von Dateien, einfachen Zugriff auf Dokumente sowie die Nachverfolgung ihrer Historie und ihres Status. Durch einen modularen Ansatz (Dashboard, Dokumentation, Genehmigung, Berichte) erhalten Nutzer vollständige Kontrolle über die Dokumentation — von der Erstellung und Versionierung bis zur Freigabe und Archivierung. Das Digitale Archiv eliminiert die Notwendigkeit physischer Dokumente, beschleunigt Geschäftsprozesse und sorgt für die Einhaltung interner sowie gesetzlicher Standards.

Dashboard

Ein übersichtliches und intuitives Dashboard ermöglicht den Nutzern einen schnellen Überblick über den Zustand des digitalen Archivs. An einem Ort sind alle wichtigen Informationen verfügbar, wie die Gesamtgröße aller Dokumente, die Anzahl der Dokumente, die auf Freigabe/Genehmigung warten, die Gesamtzahl der Dokumente und viele weitere Informationen. Außerdem enthält das Dashboard Widgets in Form von Diagrammen, die eine Ansicht der erstellten/gelöschten Dokumente nach Monaten, der Dokumentengrößen im Zeitverlauf, der Anhänge nach MIME-Typ und vieles mehr ermöglichen. Das Dashboard ist der Startpunkt des Systems, gestaltet für eine einfache Navigation und eine effiziente Verwaltung der Dokumente in Echtzeit. Die Widgets sind interaktiv und können von den Nutzern beliebig angeordnet werden, wobei die Auswahl eines Widgets die Nutzer zu einer detaillierten Datenansicht des jeweiligen Widgets führt.

Freigabe von Anhängen

Unser Subsystem ermöglicht ebenfalls die Freigabe und Validierung von Dokumenten. Beim Versand zur Validierung erhält der Empfänger eine Benachrichtigung im System und/oder eine E-Mail mit Informationen über das zu prüfende und freizugebende Dokument. Die Freigabeübersicht zeigt eine Liste aller Dokumente im Prozess sowie den Status jedes einzelnen Elements. Bleiben Sie dank automatischer Benachrichtigungen über eingehende Dokumente zur Freigabe stets informiert. Unser digitales Archiv bietet transparente Einblicke in alle zuvor genehmigten oder abgelehnten Anhänge und gewährleistet so die vollständige Kontrolle über Ihre Dokumentation. Außerdem ist es möglich, Dokumente mit einem elektronischen Siegel und einer elektronischen Unterschrift zu validieren.

Dokumentation

Es ist Teil des APPCRO BMS-Systems und dient als zentralisierte Registrierung und Archivierung aller Geschäftsdokumente. Innerhalb jedes Subsystem-Profils können verschiedene Dateitypen sicher gespeichert werden – darunter Textdokumente, Tabellen, Bilder und weitere digitale Inhalte. Jeder Datei können Kommentare hinzugefügt werden, und eine tabellarische Ansicht steht für eine einfache Navigation zur Verfügung. Das System umfasst Versionskontrolle sowie die Möglichkeit, Dokumente zur Validierung zu senden, was die Vollständigkeit und Zuverlässigkeit des Archivs sicherstellt.