Archive numérique (DMS)

L’Archive Numérique est votre hub central pour le stockage, la gestion et l’accès à l’ensemble de vos documents professionnels — de manière autonome ou parfaitement intégrée aux autres sous-systèmes APPCRO BMS. Conçue pour la sécurité et l’efficacité, elle offre un accès simple et rapide aux documents, un suivi complet de l’historique des versions et des mises à jour en temps réel. Grâce à son approche modulaire (tableau de bord, documentation, validations et rapports), les utilisateurs bénéficient d’un contrôle total sur l’ensemble du cycle de vie des documents — de leur création et gestion des versions jusqu’à leur approbation et leur archivage. En éliminant le recours aux documents papier, l’Archive Numérique accélère les processus métier, améliore la productivité et garantit une conformité totale aux politiques internes et aux obligations légales.

Tableau de bord

Un tableau de bord clair et intuitif offre aux utilisateurs une vue instantanée de l’état de l’Archive Numérique. Toutes les informations clés sont accessibles en un seul endroit — y compris la taille totale de tous les documents, le nombre de documents en attente de vérification/approbation, le nombre total de documents, et bien plus encore. Le tableau de bord comprend également des widgets sous forme de graphiques, fournissant un aperçu visuel des documents créés et supprimés par mois, de la taille des documents au fil du temps, des pièces jointes par type MIME, ainsi que d’autres métriques utiles. En tant que point de départ du système, le tableau de bord est conçu pour une navigation facile et une gestion efficace des documents en temps réel. Les widgets sont interactifs et entièrement personnalisables, permettant aux utilisateurs de les réorganiser à leur convenance, chaque widget offrant un accès direct aux vues détaillées des données qu’il présente.

Approbation des pièces jointes

Notre sous-système permet également l’approbation et la vérification des documents. Lorsqu’un document est envoyé pour approbation, le destinataire reçoit une notification dans le système et/ou un e-mail l’informant des détails du document à examiner et approuver. Le tableau de suivi des approbations fournit une liste claire de tous les documents en cours, ainsi que le statut de chaque élément. Restez informé grâce aux notifications automatiques concernant les documents entrants en attente d’approbation. Notre Archive Numérique garantit une transparence totale avec un enregistrement complet de toutes les pièces jointes précédemment approuvées ou rejetées, vous offrant un contrôle total sur votre documentation. De plus, les documents peuvent être vérifiés à l’aide d’un e-cachet et d’une signature électronique pour renforcer la sécurité et l’authenticité.

Documentation

Il fait partie intégrante du système APPCRO BMS, servant de registre centralisé et d’archive pour tous les documents professionnels. Au sein de chaque profil de sous-système, les utilisateurs peuvent stocker en toute sécurité différents types de fichiers — y compris des documents texte, des tableurs, des images et d’autres contenus numériques. Chaque fichier peut être accompagné de commentaires, et une vue sous forme de tableau est disponible pour faciliter la navigation. Le système intègre la gestion des versions ainsi que la possibilité d’envoyer des documents pour vérification, garantissant ainsi l’exhaustivité et la fiabilité de l’archive.